Самая частая причина задержек на складе фулфилмента — неподготовленный товар. Не брак, не проблемы с документами, а именно неправильная подготовка: нет штрихкодов, упаковка не соответствует требованиям, нет накладной, артикулы перепутаны. Всё это превращает приёмку из 2 часов в 2 дня.
Этот чеклист поможет подготовить товар правильно с первого раза.
Часть 1: Документы
Документы — первое, что проверяется при приёмке. Без них товар не принимается, даже если физически всё в порядке.
Обязательные документы
☐ Товарная накладная или УПД Должна содержать: наименование товара, артикул, количество единиц по каждой позиции, стоимость. Формат — бумажный или электронный через ЭДО. Без накладной оператор не может подписать акт приёма-передачи.
☐ Техническое задание (ТЗ) на обработку Документ, который объясняет оператору, что делать с товаром: как упаковать, куда наклеить штрихкод, на какой маркетплейс готовить, в каком формате отгружать. Чем подробнее ТЗ — тем меньше вопросов и переделок.
☐ Предварительное уведомление о поставке Helpberries требует уведомление минимум за 24 часа до привоза. Это не формальность — склад должен выделить место, назначить сотрудников и согласовать временно́е окно. Поставка без уведомления = очередь или отказ в приёмке в этот день.
Условно необходимые документы
☐ Сертификат или декларация соответствия Обязательны для товаров, которые их требуют по законодательству: детские товары, косметика, электроника, продукты питания, одежда и обувь из некоторых материалов. Если ваш товар относится к таким категориям и документов нет — маркетплейс не примет поставку. Оператор об этом предупредит, но лучше разобраться заранее.
☐ Коды «Честного знака» Для категорий, подпадающих под обязательную маркировку: одежда, обувь, парфюмерия, постельное бельё, отдельные категории БАД. Коды должны быть заказаны в системе «Честного знака» до передачи товара оператору — оператор их нанесёт, но получить коды можете только вы как владелец товара.
Часть 2: Упаковка товара
Общие требования
☐ Товар в заводской или транспортной упаковке Если у товара есть заводская упаковка — она должна быть целой, без вскрытий, деформаций и следов влаги. Вскрытая или повреждённая упаковка = брак при приёмке.
☐ Упаковка соответствует типу товара Хрупкие товары (стекло, керамика, электроника) должны иметь защитный слой — пузырчатую плёнку, пенопласт или специальные вставки. Если товар приедет без защиты, оператор упакует дополнительно — но это платная услуга и дополнительное время.
☐ Нет лишних этикеток и наклеек Старые штрихкоды, ценники от других магазинов, этикетки предыдущего маркетплейса — всё это нужно убрать до передачи оператору. Лишние коды при сканировании дают ошибки и путаницу.
Упаковка для маркетплейсов: ключевые отличия
Если вы не уверены в требованиях к упаковке для вашей категории — уточните у менеджера Helpberries до привоза товара. Лучше потратить 10 минут на звонок, чем переупаковывать всю партию на складе.
Часть 3: Маркировка
Маркировка — самый частый источник проблем при приёмке. Разбираем по пунктам.
Штрихкоды
☐ На каждой единице товара есть штрихкод Каждая единица — отдельный штрихкод. Не «один на коробку», не «один на упаковочный пакет с 10 штуками», а один на каждый товар, который будет продан отдельно.
☐ Штрихкод читается сканером Распечатайте тестово и проверьте сканером телефона. Размытый, смятый, частично закрытый штрихкод — это гарантированная проблема при приёмке на складе маркетплейса.
☐ Формат штрихкода соответствует маркетплейсу
Wildberries: собственный формат WB-кода, генерируется в личном кабинете WB Partners
Ozon: штрихкод генерируется в личном кабинете Ozon Seller
Яндекс.Маркет: код из личного кабинета Яндекс.Маркет
Штрихкод Wildberries не подойдёт для Ozon и наоборот. Если товар идёт на несколько площадок — нужны отдельные коды для каждой.
☐ Штрихкод расположен правильно
Не на сгибе упаковки
Не перекрыт другими наклейками
На расстоянии минимум 10–15 мм от края
На плоской поверхности, без складок
Маркировка «Честный знак»
☐ Коды заказаны и активированы в системе Оператор нанесёт коды физически, но они должны быть уже заказаны в личном кабинете «Честного знака» и привязаны к вашим товарным позициям.
☐ Количество кодов соответствует количеству товара Один код = одна единица товара. Нельзя использовать один код на несколько товаров или повторно использовать уже введённый в оборот код.
Часть 4: Физическая подготовка партии
☐ Товар рассортирован по артикулам Не «всё в одной коробке вперемешку», а каждый артикул — отдельно. Желательно каждый артикул в отдельном коробе или с чёткой разделительной маркировкой. Это сокращает время пересчёта при приёмке в разы.
☐ На каждом коробе указан состав Напишите на коробе маркером или наклейте этикетку: артикул, наименование, количество единиц. Это не обязательное требование, но серьёзно ускоряет приёмку и снижает риск пересорта.
☐ Количество в накладной совпадает с фактическим Пересчитайте перед отправкой. Расхождение между накладной и фактом — это дополнительное время на оформление и потенциальный спор об ответственности.
☐ Бракованный товар отделён от кондиционного Если в партии есть товар с дефектами — упакуйте его отдельно и пометьте. Не смешивайте с нормальным товаром в надежде, что «не заметят». Заметят при приёмке, и это создаст лишние вопросы.
☐ Товар защищён от влаги и механических повреждений при транспортировке Короба должны выдержать перевозку. Картонные коробки — целые, без разошедшихся швов. Стрейч-плёнка на паллетах, если партия крупная.
Часть 5: Организационные моменты
☐ Забронировано временно́е окно приёмки Минимум за 24 часа. Уточните у менеджера Helpberries: с 10:00 до 21:00 ежедневно, но конкретный слот нужно согласовать заранее.
☐ Заказан пропуск на территорию Если привозите на газели или фуре — сообщите тип транспорта при записи, чтобы заказать нужный пропуск. Без пропуска машина не въедет на территорию.
☐ С водителем или экспедитором есть накладная Водитель должен иметь при себе копию накладной для передачи кладовщику. Электронная версия на телефоне тоже подойдёт.
☐ Указано контактное лицо Оператор должен знать, кому звонить, если при приёмке обнаружится брак, расхождение в количестве или нестандартная ситуация. Убедитесь, что менеджер Helpberries знает ваш актуальный номер телефона.
Итоговый чеклист одним списком
Документы
Товарная накладная / УПД
Техническое задание на обработку
Уведомление за 24 часа
Сертификат/декларация (если требуется)
Коды «Честного знака» заказаны (если требуется)
Упаковка
Заводская упаковка целая
Хрупкий товар защищён
Лишние этикетки удалены
Маркировка
Штрихкод на каждой единице
Код читается сканером
Формат кода соответствует маркетплейсу
Расположение кода правильное
Коды «Честного знака» активированы (если требуется)
Физическая подготовка
Товар рассортирован по артикулам
Состав указан на каждом коробе
Количество проверено, совпадает с накладной
Брак отделён и помечен
Упаковка защищает при транспортировке
Организация
Временно́е окно согласовано
Пропуск заказан
Накладная у водителя
Контактное лицо указано
Что будет, если что-то не так
Helpberries не отказывает в приёмке за каждую мелочь — но некоторые проблемы останавливают процесс:
Нет накладной → приёмка невозможна до предоставления документа.
Нет штрихкодов → оператор может нанести их сам, но это дополнительная услуга и время. Лучше подготовить заранее.
Обнаружен брак → товар откладывается, фотографируется, вам отправляется отчёт. Вы принимаете решение: вернуть, утилизировать или отремонтировать.
Расхождение в количестве → фиксируется в акте приёма-передачи. Акт подписывается по фактическому количеству.
Нет кодов «Честного знака» → товар принимается на хранение, но не может быть отгружен на маркетплейс до получения и нанесения кодов.
Итог
Правильно подготовленный товар проходит приёмку за 1–2 часа. Неподготовленный — за 1–2 дня с дополнительными расходами. Этот чеклист закрывает 95% типичных проблем.
Если готовите первую поставку и хотите убедиться, что всё сделано правильно — позвоните менеджеру Helpberries до отправки товара. Мы проверим готовность за 15 минут и предотвратим проблемы до того, как они возникнут.