Самая частая причина задержек на складе фулфилмента — неподготовленный товар. Не брак, не проблемы с документами, а именно неправильная подготовка: нет штрихкодов, упаковка не соответствует требованиям, нет накладной, артикулы перепутаны. Всё это превращает приёмку из 2 часов в 2 дня.
Этот чеклист поможет подготовить товар правильно с первого раза.
Часть 1: Документы
Документы — первое, что проверяется при приёмке. Без них товар не принимается, даже если физически всё в порядке.
Обязательные документы
☐ Товарная накладная или УПД Должна содержать: наименование товара, артикул, количество единиц по каждой позиции, стоимость. Формат — бумажный или электронный через ЭДО. Без накладной оператор не может подписать акт приёма-передачи.
☐ Техническое задание (ТЗ) на обработку Документ, который объясняет оператору, что делать с товаром: как упаковать, куда наклеить штрихкод, на какой маркетплейс готовить, в каком формате отгружать. Чем подробнее ТЗ — тем меньше вопросов и переделок.
☐ Предварительное уведомление о поставке Helpberries требует уведомление минимум за 24 часа до привоза. Это не формальность — склад должен выделить место, назначить сотрудников и согласовать временно́е окно. Поставка без уведомления = очередь или отказ в приёмке в этот день.
Условно необходимые документы
☐ Сертификат или декларация соответствия Обязательны для товаров, которые их требуют по законодательству: детские товары, косметика, электроника, продукты питания, одежда и обувь из некоторых материалов. Если ваш товар относится к таким категориям и документов нет — маркетплейс не примет поставку. Оператор об этом предупредит, но лучше разобраться заранее.
☐ Коды «Честного знака» Для категорий, подпадающих под обязательную маркировку: одежда, обувь, парфюмерия, постельное бельё, отдельные категории БАД. Коды должны быть заказаны в системе «Честного знака» до передачи товара оператору — оператор их нанесёт, но получить коды можете только вы как владелец товара.
Часть 2: Упаковка товара
Общие требования
☐ Товар в заводской или транспортной упаковке Если у товара есть заводская упаковка — она должна быть целой, без вскрытий, деформаций и следов влаги. Вскрытая или повреждённая упаковка = брак при приёмке.
☐ Упаковка соответствует типу товара Хрупкие товары (стекло, керамика, электроника) должны иметь защитный слой — пузырчатую плёнку, пенопласт или специальные вставки. Если товар приедет без защиты, оператор упакует дополнительно — но это платная услуга и дополнительное время.
☐ Нет лишних этикеток и наклеек Старые штрихкоды, ценники от других магазинов, этикетки предыдущего маркетплейса — всё это нужно убрать до передачи оператору. Лишние коды при сканировании дают ошибки и путаницу.
Упаковка для маркетплейсов: ключевые отличия
Если вы не уверены в требованиях к упаковке для вашей категории — уточните у менеджера Helpberries до привоза товара. Лучше потратить 10 минут на звонок, чем переупаковывать всю партию на складе.
Часть 3: Маркировка
Маркировка — самый частый источник проблем при приёмке. Разбираем по пунктам.
Штрихкоды
☐ На каждой единице товара есть штрихкод Каждая единица — отдельный штрихкод. Не «один на коробку», не «один на упаковочный пакет с 10 штуками», а один на каждый товар, который будет продан отдельно.
☐ Штрихкод читается сканером Распечатайте тестово и проверьте сканером телефона. Размытый, смятый, частично закрытый штрихкод — это гарантированная проблема при приёмке на складе маркетплейса.
☐ Формат штрихкода соответствует маркетплейсу
- Wildberries: собственный формат WB-кода, генерируется в личном кабинете WB Partners
- Ozon: штрихкод генерируется в личном кабинете Ozon Seller
- Яндекс.Маркет: код из личного кабинета Яндекс.Маркет
Штрихкод Wildberries не подойдёт для Ozon и наоборот. Если товар идёт на несколько площадок — нужны отдельные коды для каждой.
☐ Штрихкод расположен правильно
- Не на сгибе упаковки
- Не перекрыт другими наклейками
- На расстоянии минимум 10–15 мм от края
- На плоской поверхности, без складок
Маркировка «Честный знак»
☐ Коды заказаны и активированы в системе Оператор нанесёт коды физически, но они должны быть уже заказаны в личном кабинете «Честного знака» и привязаны к вашим товарным позициям.
☐ Количество кодов соответствует количеству товара Один код = одна единица товара. Нельзя использовать один код на несколько товаров или повторно использовать уже введённый в оборот код.
Часть 4: Физическая подготовка партии
☐ Товар рассортирован по артикулам Не «всё в одной коробке вперемешку», а каждый артикул — отдельно. Желательно каждый артикул в отдельном коробе или с чёткой разделительной маркировкой. Это сокращает время пересчёта при приёмке в разы.
☐ На каждом коробе указан состав Напишите на коробе маркером или наклейте этикетку: артикул, наименование, количество единиц. Это не обязательное требование, но серьёзно ускоряет приёмку и снижает риск пересорта.
☐ Количество в накладной совпадает с фактическим Пересчитайте перед отправкой. Расхождение между накладной и фактом — это дополнительное время на оформление и потенциальный спор об ответственности.
☐ Бракованный товар отделён от кондиционного Если в партии есть товар с дефектами — упакуйте его отдельно и пометьте. Не смешивайте с нормальным товаром в надежде, что «не заметят». Заметят при приёмке, и это создаст лишние вопросы.
☐ Товар защищён от влаги и механических повреждений при транспортировке Короба должны выдержать перевозку. Картонные коробки — целые, без разошедшихся швов. Стрейч-плёнка на паллетах, если партия крупная.
Часть 5: Организационные моменты
☐ Забронировано временно́е окно приёмки Минимум за 24 часа. Уточните у менеджера Helpberries: с 10:00 до 21:00 ежедневно, но конкретный слот нужно согласовать заранее.
☐ Заказан пропуск на территорию Если привозите на газели или фуре — сообщите тип транспорта при записи, чтобы заказать нужный пропуск. Без пропуска машина не въедет на территорию.
☐ С водителем или экспедитором есть накладная Водитель должен иметь при себе копию накладной для передачи кладовщику. Электронная версия на телефоне тоже подойдёт.
☐ Указано контактное лицо Оператор должен знать, кому звонить, если при приёмке обнаружится брак, расхождение в количестве или нестандартная ситуация. Убедитесь, что менеджер Helpberries знает ваш актуальный номер телефона.
Итоговый чеклист одним списком
Документы
- Товарная накладная / УПД
- Техническое задание на обработку
- Уведомление за 24 часа
- Сертификат/декларация (если требуется)
- Коды «Честного знака» заказаны (если требуется)
Упаковка
- Заводская упаковка целая
- Хрупкий товар защищён
- Лишние этикетки удалены
Маркировка
- Штрихкод на каждой единице
- Код читается сканером
- Формат кода соответствует маркетплейсу
- Расположение кода правильное
- Коды «Честного знака» активированы (если требуется)
Физическая подготовка
- Товар рассортирован по артикулам
- Состав указан на каждом коробе
- Количество проверено, совпадает с накладной
- Брак отделён и помечен
- Упаковка защищает при транспортировке
Организация
- Временно́е окно согласовано
- Пропуск заказан
- Накладная у водителя
- Контактное лицо указано
Что будет, если что-то не так
Helpberries не отказывает в приёмке за каждую мелочь — но некоторые проблемы останавливают процесс:
Нет накладной → приёмка невозможна до предоставления документа.
Нет штрихкодов → оператор может нанести их сам, но это дополнительная услуга и время. Лучше подготовить заранее.
Обнаружен брак → товар откладывается, фотографируется, вам отправляется отчёт. Вы принимаете решение: вернуть, утилизировать или отремонтировать.
Расхождение в количестве → фиксируется в акте приёма-передачи. Акт подписывается по фактическому количеству.
Нет кодов «Честного знака» → товар принимается на хранение, но не может быть отгружен на маркетплейс до получения и нанесения кодов.
Итог
Правильно подготовленный товар проходит приёмку за 1–2 часа. Неподготовленный — за 1–2 дня с дополнительными расходами. Этот чеклист закрывает 95% типичных проблем.
Если готовите первую поставку и хотите убедиться, что всё сделано правильно — позвоните менеджеру Helpberries до отправки товара. Мы проверим готовность за 15 минут и предотвратим проблемы до того, как они возникнут.